Hibridni dogodek: Formula 1

Naročnik: Mednarodna organizacija; 120 zaposlenih

Lokacija: Srbija, Slovenija, Ciper

Dogodek: celodnevni timski program (8 ur), ki je istočasno potekal na treh lokacijah

Izziv: Za naročnika za vse njihove zaposlene dvakrat letno organiziramo timski program, kjer poudarjajo pomen korporativne kulture, vrednot in vizije organizacije. Zaradi trenutnih omejitev prehajanja mej in zbiranja ljudi, ni bilo možno izvesti enega velikega dogodka v živo za vse. Zato se je naročnik odločil za hibridni timski program.

Ključno sporočilo/cilj: Zaradi epidemije se vsi sodelavci niso srečali v živo že več kot eno leto. Ker organizacija nenehno raste, se nekateri med njimi še nikoli niso videli v živo. Ključno je bilo torej sproščeno povezovanje, spoznavanje in sodelovanje tako med zaposlenimi, kakor tudi med različnimi lokacijami.

S programom smo tudi dokazovali, da je na prvi pogled nemogoč izziv – organizacija kompleksnega timskega programa za 120 ljudi v treh različnih državah – mogoč. Ker se z na videz nemogočimi izzivi organizacija ukvarja vsak dan, je bilo sporočilo zelo na mestu.

Opis rešitve/programa: Formula 1 je timski program, v katerem ekipe iz kartona sestavijo formulo, s katero se na koncu podajo tudi na dirkalno stezo. Da lahko v omejenem času zgradijo velik dirkalnik, ki jim bo omogočil zmago, potrebujejo precizno načrtovanje in delo, sodelovanje celotne ekipe in dobro komunikacijo.

Zasnova dogodka: Udeležence smo razdelili v 6 ekip. Vendar je bila ena ekipa sestavljena iz dveh delov (ena polovica v Sloveniji, druga v Srbiji) – skupaj torej 12 večjih ekip in ena manjša na Cipru. Vsaka ekipa je imela nalogo zgraditi 2 dirkalnika (vsak na eni lokaciji). Med programom so se morale skupine na eni in drugi lokaciji uskladiti glede izgleda svojih dirkalnikov, saj sta oba morala biti identična. Ker pa je dirkalnik odraz vsake ekipe, so morali dodati tudi s svojim ključno sporočilo, ki so ga je ekipa pripravile v sodelovanju z ekipo na Cipru. Na koncu so se s svojimi formulami odpravili tudi na dirkalno stezo. Za končni čas ekipe sta se seštela časa obeh delov ekip.

Tehnične priprave: Za kvalitetno izvedbo hibridnega programa in povezovanje med različnimi lokacijami, smo morali poskrbeti za brezhibno delovanje tehnične opreme. Poskrbeli smo, da je bila na vseh lokacijah dovolj dobra internetna povezava, kvalitetna kamera/slika … na lokaciji smo postavili tudi velike LED zaslone, na katerem so udeleženci tekom dogodka lahko spremljali, kaj se dogaja na drugih lokacijah.

Potek dogodka: Takoj ob prihodu so bili udeleženci razdeljeni v 12 skupin in se odpravili v svoj box. Da bi zaradi Covida čim bolj zmanjšali število stikov, smo jih ves čas dogodka spodbujali, da ostanejo v svojih box-ih.

Ko so bili zbrani vsi udeleženci, smo pričeli z uvodom in se preko spletne platforme povezali še z ekipami na ostalih lokacijah ter vsem predali uvodna navodila. Nato so se ekipe lotile izdelave dirkalnikov. Z drugo polovico svojega tima so bili ves čas dogodka povezani preko spletne aplikacije. Tako so se lahko uskladili glede izgleda svoje formule in ključnega sporočila ekipe.

Po kosilu je sledila predstavitev dirkalnikov in glasovanje za najlepšega. Nato pa so se podali na dirkalno stezo, kjer so se naenkrat pomerile 3 ekipe. Da bi udeleženci lahko spremljali dirke na drugi lokaciji, so dirke v Sloveniji in Srbiji potekale izmenično (najprej so tekmovale 3 ekipe v Srbiji, nato 3 ekipe v Sloveniji …). Sešteli smo čase obeh delov ekip, da smo dobili 3 finaliste, ki so se še enkrat podali na stezo in se potegovali za naslov prvaka.

Dirkam je sledila razglasitev za zmagovalce. Najprej za najlepšo formulo, nato pa tudi za najhitrejšo ekipo oz. za velikega zmagovalca Grand prix-ja.

Rezultat: Vsaka od šestih podvojenih ekip je uspešno zgradila dva identična dirkalnika in skupaj s timom na Cipru ustvarila ključno sporočilo svoje ekipe, ki se navezuje tudi na vrednote in poslanstvo fundacije. Ta sporočila so bila v grafični podobi jasno vidna na samih dirkalnikih. Vsi timi so se na koncu pomerili na dirkalni progi, kjer se je seštel čas obeh delov tima. Tako je bil za končni rezultat pomemben prispevek vseh.

Najpomembnejši del programa pa je bila povezava in sodelovanje ekip na različnih lokacijah ter sproščeno druženje vseh udeležencev.

Oglej si program: Formula 1