Daljinsko vođenje tima

Prije nešto više od deset godina rad od kuće postao je novi poslovni trend. Pionirske tvrtke na polju rada s ljudima zgrabile su ga s obje ruke. IBM je, primjerice, prodao brojne urede širom svijeta za gotovo dvije milijarde dolara i oko 40% od njegovih 386.000 zaposlenika počelo je raditi od kuće. U to se vrijeme činilo kao vrlo dobra poslovna odluka. Međutim, ubrzo je postalo jasno da to nije slučaj. Očekivanja se nisu ostvarila i učinkovitost cijele organizacije naglo je pala. Stoga su već početkom 2017. povukli svoje odluke o politici rada od kuće, ponovno uspostavili urede i vratili zaposlenike u „tradicionalno“ radno okruženje. Slično se dogodilo i kod mnogih drugih tvrtki širom svijeta.

Otkrivajući razlog zašto se to dogodilo, stručnjaci se slažu oko jedne stvari – rad od kuće podigao je produktivnost većine pojedinaca, istovremeno smanjujući produktivnost timova. Sinergija među ljudima koja je imala najveći utjecaj na učinkovitost čitave organizacije počela je nestajati. Utvrdili su da ništa ne gradi suradničke odnose poput fizičke prisutnosti ljudi.

Danas smo svjedoci slične situacije, samo što rad od kuće nije privilegij ili naša odluka, ali na to smo prisiljeni. Štoviše – menadžeri i timovi u korporacijama koji su uveli posao od kuće prije godina bili su pripremljeni i postupno osposobljeni za daljinsko vođenje timova. Trenutno se, međutim, nalazimo u situaciji u kojoj većina menadžera nije ni otprilike spremna za zadatak kako raditi s timovima koji ne sjede s njima u uredima. S nepravilnim daljinskim vođenjem timova odnosi se polako hlade, menadžeri gube kontrolu, predanost opada, zaposlenici su zbunjeni, i usprkos želji ne postižu efikasnost koju su imali u uredu. I to je samo kratkoročno. Dugoročno gledano, u pravilu postoji pad povjerenja koji predstavlja osnovu timskog rada, a kao rezultat toga padaju veze i sinergije među ljudima.

Rad od kuće, naravno, ima svoje prednosti. U području menadžmenta to znači niže troškove tvrtke, a u mnogim slučajevima i veću osobnu produktivnost zaposlenika. Na razini pojedinca to znači veću fleksibilnost u načinu raspodjele radnog vremena i energije te prilagođavanja osobnih i radnih obveza. No, rad od kuće ima i nekoliko nedostataka. Na razini vodstva menadžeri gube kontrolu nad radom svojih suradnika, a na individualnoj razini potonji gube svoju zajednicu. I upravo je ovaj posljednji segment velika zamka u koju timovi mogu upasti. Ne izgleda tako na prvu loptu, ali kad radimo od kuće duže vrijeme, pokazuje se koliko je to važno područje. Kad izgubimo jutarnju kavu, zajedničke užine, druženja u hodnicima, praznovanje uspjeha …, gubimo ono najvažnije što ujedinjuje i povezuje ljude. U prvim tjednima rada od kuće, uređenje ovog područja ne čini se nužnim. Međutim, važno je i posljedice zanemarivanja socijalnih kontakata postaju očigledne tek dugoročno. Mi ljudi društvena smo bića i potrebna nam je povezanost.

Kako lideri ne bi upadali u zamku za prekid timske povezanosti, što je teško riješiti putem videokonferencija, evo pet područja na koje moramo obratiti pažnju i nekoliko rješenja koja vam u tome mogu pomoći:

1. Održavanje zajedničkog identiteta

Rad od kuće smanjuje osjećaj zajedničkog identiteta, što rezultira pogoršanjem suradnje između članova tima. Osjećaj „mi protiv ostalih“, smanjena kolektivna inteligencija i povećan broj skrivenih sukoba te manje uspješno traženje zajedničkih rješenja koja bi podržala i većina suradnika samo su neke od posljedica smanjenja zajedničkog identiteta.

Rješenje za virtualne timove #1: Još veći naglasak treba staviti na zajedničku svrhu postojanja tima. Ako već niste, jasno opišite svrhu postojanja vašeg tima. Kakav utjecaj ili posljedice vaš rad ima na vaše (unutarnje/vanjske) klijente.

Rješenje za virtualne timove #2: Cilj je jedan od najvažnijih alata za daljinsko i drugo formiranje timova. Provjerite ima li tim jasan zajednički cilj koji je izazovan i relevantan. Ponovite zajednički cilj na svakom sastanku i kombinirajte pojedine zadatke u zajedničku sliku. Svi moraju shvatiti kako njihova uloga doprinosi tom cilju i kako će to činiti drugi.

2. Snižavanje svijesti o znanju drugih

Kad radite na daljinu, općenito se smanjuje vaša svijest o znanju i kompetencijama drugih i drugima o vama. Razumijevanje ne samo onoga što radimo, već i na koji način i zašto to radimo jedan je od glavnih pokretača koordinacije i suradnje. Što više imamo tog znanja, manje je šuma u komunikaciji i gubitka vremena na koordinaciju oko sitnica.

Rješenje za virtualne timove #3: Iskoristite sastanke tima kako biste istaknuli dobre prakse (kako) i podigli svijest o širem pogledu (zašto). Povežite pojedince ako mislite da trebaju biti uključeni u zadatak. Odaberite zadatke i projekte koje ćete dodijeliti 2 ili 3 članovima tima, iako bi ih vjerojatno mogao riješiti i samo jedan član tima.

3. Održavanje ljudskog kontakta

U virtualnim timovima se može dogoditi dehumanizacija. Prečesto zaboravljamo da su s druge strane ljudi poput nas, sa svojim vlastitim osobinama i osobitostima koje moramo uzeti u obzir ako želimo uspješno raditi zajedno.

Rješenje za virtualne timove #4: U vašem uredu imate sliku članova vašeg tima. Istraživanje je pokazalo da su timovi koji su cijelo vrijeme imali sliku svojih članova pred očima, sukobe rješavali znatno brže i češće.

Rješenje za virtualne timove #5: Namjerna izgradnja povjerenja na osobnoj razini važna je za svaki tim, a rad na daljinu postaje izuzetno važan. Timovi mogu dobro raditi zajedno samo ako postoji dovoljno visoka razina povjerenja među članovima tima. Povjerenje, međutim, nastaje kroz veliki dio ljudskih kontakata, često na neformalnim sastancima. To moramo sustavno uvesti u virtualne timove s vođenim aktivnostima upoznavanja, redovitim opuštenim sastancima za osobne vijesti (uz kavu, čaj), planiranim neformalnim razgovorima za dvoje (virtualna kava). Također razmotrite ostale moguće običaje (npr. proslave rođendana, dijeljenje kuharskih recepata za vikend, interna natjecanja u broju koraka,…) ili programe daljinskog teambuildinga koje provode kvalificirane agencije…

4. Izmijenjeni komunikacijski kanali

U prijelazu iz uobičajenog u virtualni tim mijenjaju se i kanali putem kojih komuniciramo. To unosi zbrku u tim, a prije svega, postoje velike razlike među pojedincima. Neki se brzo naviknu, dok drugi imaju ogromnu količinu tehničkih problema i teško se navikavaju na promjenu posla. To sa svoje strane donosi sa sobom puno loše volje i, prije svega, gubitak učinkovitosti.

Rješenje za virtualne timove #6: Dobro razmislite koji su vam komunikacijski kanali potrebni. Nađite malo vremena i razgovarajte s članovima tima o namjeni svakog kanala. Kada je riječ o promjenama, važno je uvesti je postupno i osigurati da se svi nađu u novom okruženju. Identificiranje majstora novih kanala zaduženih za pomoć drugima često je dobro i timsko rješenje.

5. Brze i konstruktivne povratne informacije

U uredu su povratne informacije često neposredne. U timovima na duge staze, međutim, ovo se vrijeme može uvelike produžiti ili čak izgubiti. Uz povratne informacije o radu, važne su i povratne informacije o dobrobiti. To treba svjesno steći, jer radom na daljinu gubimo neverbalnu komunikaciju i presretanje tračeva u hodnicima, što nam daje priliku da reagiramo i prije nego što se pojavi veliki izazov.

Rješenje za virtualne timove #7: Sastanci jedan na jedan ključni su za stjecanje osjećaja dobrobiti članova tima i pružanje konstruktivnih povratnih informacija s ciljem razvoja pojedinaca, posebno u smislu osnaživanja i donošenja ispravnih odluka.

Dani Polajnar i dr. Luka Jan