Dvig tehnološke pismenosti

Obvladovanje komunikacijskih platform, spletnih orodij in poznavanje tehnične opreme, kot so kamere, mikrofoni in slušalke so postali obvezni. Osnovna tehnična pismenost vodje pred pandemijo in po njej sta popolnoma na drugem nivoju. Če je bilo pred tem dovolj obvladovati aplikacije za osebno uporabo, glede strojne opreme pa skoraj nič, je danes to popolnoma drugače. Brez novih tehničnih kompetenc žal na daljavo ne bomo mogli voditi. Lahko smo najboljši vodja na svetu, lahko imamo pripravljeno najboljšo vsebino sestanka ali prezentacije, pa nam to popolnoma nič ne pomaga, če bomo imeli pri komuniciranju na daljavo tehnične težave. A tudi če se bomo s člani svojega tima uspeli povezati, je zelo pomembno, kako tehnično kvalitetna je naša predstavitev in kako obvladamo uporabo spletnih orodij, ki nadomeščajo določene elemente vodenja. V živo je bilo vse to dosti bolj enostavno, kot na daljavo. Lep primer tega je razlika med vodenjem sestankov v pisarni in vodenjem spletnih sestankov. Vsi smo verjetno že izkusili na lastni koži, kako velike razlike so med njima.

Sestanki na daljavo

Osnovni način vodenja na daljavo in s tem tudi hibridnega vodenja je obvladovanje sestankov preko spleta. Če se ne srečujemo v živo, je to naš edini kanal, preko katerega izmenjujemo informacije, načrtujemo, diskutiramo in se tudi povezujemo. V praksi opažamo, da je predvsem zadnje – povezovanje, mnogo prenizko na prioritetni lestvici vodij. Ker ima večina vodij urnike močno zasedene in skačejo iz enega video klica na drugega, si ne vzamemo dovolj časa za socializacijo z in med člani svojega tima. Ne pozabite – število klepetov na hodnikih, družabnih kavic, kosil in podobnih srečanj, kjer se na neformalen gradijo medosebne vezi, se je močno zmanjšalo. Zato moramo tudi preko spleta temu nameniti naš čas in energijo. Če se na sestanek priklopimo na minuto natančno, predamo navodila in pregledamo naloge, potem pa v trenutku izginemo z zaslonov, to timu ne pomaga pri gradnji medosebnih odnosov.

V prvih mesecih dela na daljavo je bilo to še sprejemljivo. Po letu in pol pa to že močno vpliva na krhanje timskih vezi. Pri timih, s katerimi delamo, opažamo porast nezaupanja, »solo« projekte članov tima in splošen upad timskega dela. Zato je za vodje zelo pomembno, da se osredotočijo tudi na to. Predlagam, da se kot vodje vedno priklopite na sestanek nekaj minut prej in odidete nekaj minut kasneje kot ostali. In vaši člani tima naj to vedo. S tem jim date možnost, da se kdo od njih na hitro pogovori z vami tudi pred ali po sestanku, če bi si želel ali potreboval minuto/dve vašega časa. Med samim sestankom pa vsaj na začetku ne prekinjajte ne-službenih debat. Pustite nekaj minut, da se ljudje pogovorijo in povežejo, šele potem pa začnite s temami povezanimi z delom. Če teh debat v timu na začetku sestankov ni, jih spodbudite vi. Vprašajte jih, kako so, kaj so počeli za vikend, kako je z otroci in podobno. A tega ne delajte na silo. Naj bo spontano, sproščeno in pristno. Tudi kakšna zabavna anekdota in smeh seveda ne škodita.

Zaradi velikega pomena spletnih sestankov na vzdrževanje močnih timskih vezi moramo velikokrat vklopiti zdravo kmečko pamet. S tem mislim predvsem na to, da poskusimo pri pripravi spletnih srečanj razmišljati o tem, kako jih lahko pripravimo na način, ki bi bil kar se da podoben srečanju v živo. In najpomembnejša zadeva tukaj je uporaba kamer. Sicer je bila to mnogo bolj pereča tema na začetku uvajanja dela na daljavo, veliko ljudi pa med sestanki še danes kamer ne uporablja. To je sicer razumljivo, saj ljudje še pred kratkim niso bili vajeni »nastopati« pred kamero in gledati sami sebe. Nekateri uporabo kamere, sploh če so doma, vidijo tudi kot vdor v njihovo zasebnost. No, to danes lahko rešimo tudi z uporabo filtrov za ozadje. Vprašajte se, kolikokrat na sestanku v živo ne vidite svojega sogovornika? To se pač ne zgodi. Zato je na nas, vodjih, da v svojem timu čim prej vzpostavimo uporabo kamer kot normo našega spletnega sodelovanja.

Eno osnovnih pravil spletnih srečanj je Pravilo desetih minut. Zavzetost ljudi na spletnem sestanku je dokazano mnogo nižja, kot v živo. Veliko hitreje »odplavajo«, sploh če se tema sestanka ne dotika neposredno njih. Kot vodje tudi ne morete vedeti, ali med sestankom berejo spletno pošto ali visijo na Facebooku. Zato nas pravilo desetih minut opozarja na to, da moramo kot vodje vsakih deset minut sestanka narediti nekaj, kar dvigne osredotočenost in zavzetost naše ekipe. Naj bo to neko odprto vprašanje, na katerega odgovarjajo z glasom ali v chat funkciji, naj bo to glasovanje, kjer dvigujejo virtualne rokice, naj bo to uporaba kakšnega spletnega orodja, kot je na primer Mentimeter. Skratka kar koli, kar ponovno pritegne pozornost vseh. Če je naš sestanek na primer dolg eno uro, to pomeni, da imejte pripravljenih vsaj pet tovrstnih aktivnosti.

Kar smo v zadnjih mesecih še opazili v praksi vodenja je, da so tisti člani naših timov, ki so bili že na sestankih v živo dokaj tihi, na online sestankih še bolj tihi. Glasni pa še bolj glasni. Ena od lastnosti uspešnih timov je dobra porazdeljenost komunikacije. To pomeni, da smo vsi člani tima v komunikaciji aktivni približno enako. Vemo tudi, da je tim močan toliko, kot je močan njihov najšibkejši člen. Seveda nam je kot vodjem lažje komunicirati s tistimi, ki so odprti in ekstrovertirani. Vendar je to napaka, ki jo dela veliko vodij na daljavo. Naša naloga je, da skrbimo za porazdeljeno komunikacijo. Torej spodbujamo tihe in utišamo glasne. Če smo glasni mi, torej utišamo tudi sebe. Pomislite malo, kdo največ govori na vaših spletnih sestankih? So to vedno isti ljudje? Kdo je najbolj tih? Kako jih spodbujate h komunikaciji? V smislu soodgovornosti bi bilo prav, da to ne delate samo vi, pač pa vsi člani tima. Da vsi skrbimo, da je komunikacija čim bolj enakomerno porazdeljena med vsemi. Zato bi bil zelo smiseln odkrit pogovor z vašim timom tudi na to temo.

Kot rečeno, na spletnih sestankih ljudje zelo hitro izgubimo pozornost. Zato je pomembno, da so sestanki kratki, jedrnati, zanimivi, uporabni, predvsem pa brez pretiranega filozofiranja kogar koli. Pomembno je tudi, kako so pripravljene prezentacije, grafi, tabele. V ta namen nam ne bo škodilo, da še enkrat prevetrimo osnove učinkovitih powerpoint prezentacij, osnove učinkovitega vodenja (tudi klasičnih) sestankov, osnove moderacije in podobno. To so veščine, ki jih danes za delo na daljavo potrebujejo vsi, zato kot vodje spodbujajmo dvig teh kompetenc vseh članov našega tima.

Največji izziv, s katerim se člani naših timov srečujejo pri delu od doma je nepovezanost s člani tima, ki kmalu preide v občutek osamljenosti in oddaljenosti. Temu sledijo moteči dejavniki doma. Če vodje pričakujemo, da bodo ljudje delali 8 začrtanih ur, kot so prej delali v pisarni, slepijo sami sebe. Če bo imel zaposleni kakšen nujen opravek, ga bo seveda opravil. Pa če to vi veste, ali pa ne. Enako velja z gospodinjskimi opravili doma ali ukvarjanju z otroci. Če bo kuža zacvilil, da mora na stranišče, ga bodo seveda peljali. In prav je tako. Delo na daljavo omogoča fleksibilnost delovnega časa, ki ga zaposleni zelo cenijo. In če ne bomo o tem odkrito govorili, bodo ljudje to počeli »na skrivaj«. Zato naj bodo pogovori o tem odprti in osebni opravki tolerirani. Seveda pod pogojem, da so rezultati dela doseženi. Člani našega tima naj si, kolikor si lahko, sami razporejajo čas in za delo izkoriščajo svoje najbolj produktivne dele dneva. Bistveno pa je, da v timu vlada zaupanje in da nihče ne dvomi, da ljudje izkoriščajo delo na daljavo le za svojo osebno korist. No, pa smo spet pri zaupanju …