»Nikoli ne zavrzi dobre krize«

Timi in podjetja, ki so sposobni videti tudi drugo plat medalje, lahko novo realnost izkoristijo za premik naprej.

Kaj nas lahko trenutna kriza nauči o timskem delu? Katere priložnosti nam ponuja? Sam vidim predvsem 5 priložnosti v povezavi s timskim delom:

1. SI ali NISI tim

Zapletenost situacije je lahko dala vodjem, kadrovskim službam in nenazadnje upravam zelo jasen odgovor. Timsko delo je pri nas dobro ali pa ni. V času pandemije se je namreč pritisk na tim povečal. Zakonitosti timskega dela pa so ostale enake. Zaradi dela od doma je nenadoma zbledela vmesna cona, kjer imamo sicer nastavke timskega dela, a se vodje premalo načrtno ukvarjajo z razvojem tima. Vrzeli so se običajno zapolnile same z interakcijami v pisarni – nenačrtno, med malico, pri kavomatu. Tako smo delovali ravno dovolj dobro, da ni bilo potrebno ukrepati, čeprav pravega timskega dela nismo imeli. V času dela od doma pa je ta blažilec izginil čez noč in pokazalo se je realno stanje razvitosti našega tima.

Kjer je bilo timsko delo že pred pandemijo na visokem nivoju, so se timi znali novim okoliščinam prilagoditi brez resnih organizacijskih sprememb. Najhitrejši so bili tisti, ki so že imeli vpeljana orodja za delo na daljavo (npr. Slack, ki ima 2000 zaposlenih). Nekoliko počasneje je šlo v timih, ki še niso imeli razvite digitalne kulture a so imeli dobre temelje za sodelovanje in pravo timsko delo. V takih timih so po uvodnem padcu učinkovitosti v prvih 14 dneh stvari hitro postavile na noge. Timi so postavili nov dogovor o sodelovanju na daljavo, začeli z uvajanjem novih orodij in praks ter postopoma prilagodili svoje delovanje novim razmeram.

Na drugi strani pa se je v timih, ki so delovali na krhkih temeljih, pokazalo, da se vsa trenja in nezaželena vedenja pri delu na daljavo zgolj potencirajo. Povečalo se je ne držanje dogovorov, izgubila se je jasnost usmeritev in povečal komunikacijski šum. Odmaknjeni posamezniki so se še bolj osamili, ustavil se je pretok informacij in povečalo opravljanje sodelavcev. Učinkovitost je padla, izgubil se je občutek pripadnosti.

Kaj se je zgodilo v vašem timu? Če ste se prepoznali v zadnjem odstavku, potem ste premalo načrtno razvijali timsko delo. Dobra novica je, da se lahko stvari hitro obrnejo na bolje, če boste v to smer začeli vlagati energijo. Predvsem pa je pomembno, da pravo transformacijo najprej naredijo vodje z upravo na čelu.

2. Delo od odma in digitalizacija

V številnih podjetjih v Sloveniji je bil že pred pandemijo velik pritisk na kadrovske službe, da omogočijo delo od doma. Pogosto so bili odgovori negativni: »Naši procesi tega ne dopuščajo«, »Doma ne bo dovolj narejenega, saj nimamo nadzora.«, »Ne moremo zaradi zakonskih omejitev.« in drugi izgovori so čez noč postali rešljivi. Številne organizacije so tudi po sprostitvi karantene obdržale delo od doma, nekatere tuje so celo ukinile pisarne in tako zmanjšale stroške dela. Podoben poskus je opravil že IBM pred nekaj leti, a so kasneje začeli ponovno odpirati pisarne. Bo tokrat drugače?

Zanimiva je tudi informacija, ki smo jo dobili iz večje banke pri nas. Zaposleni, ki so se pred pandemijo najbolj zavzemali za delo od doma, so prišli do zaključka, da raje delajo v pisarni.

Razpršenost tima pa je tudi pospešila digitalizacijo v nekaterih podjetjih in poenostavila procese. Od digitalnega podpisovanja, e-računov, potnih nalogov, do rešitev v oblaku. Kar prej ni bilo mogoče, se je v enem tednu uredilo in zaživelo. Po ukinitvi karantene so številni digitalni procesi ostali.

3. Doba introvertirancev

Novo okolje in način dela je na nek način dalo tudi nove možnosti bolj introvertiranim članom tima, ki so se iz odprte pisarne preselili v bolj mirno okolje svojega doma. Tako je produktivnost nekaterih članov narasla. Tukaj so ključno vlogo odigrali tudi vodje, saj je timsko delo smiselno le, če ustvarjamo sinergije – te pa v popolni izolaciji ne morejo nastati. Drugi člani, ki potrebujejo več stika z ljudmi, so se lahko znašli ravno v nasprotni situaciji in izgubili nekoliko zagona. Še posebej, če so bili soočeni z zgolj tehničnimi sestanki, brez prostora za človeški stik.

4.Novodobno vodenje

Delo od doma je klasičnim managerjem vzelo osnovna orodja nadzora in moči. Vodenje ekipe je bilo potrebno zapeljati v smer sodobnih pristopov – poudarjanju smisla, predajanju avtonomije in moči sprejemanja odločitev ter osredotočenosti na rezultate in ne na čas, ki ga nekdo vloži. Pomembna je bila transparentnost in vzpostavljanje zaupanja. Če je delovalo na daljavo, lahko deluje tudi v pisarni. Številna podjetja razmišljajo o spremembi pravil, ki so veljala desetletja.

5. Smo na pravi poti?

Pritisk potencialne krize je jasno zastavil vprašanje: Ali delamo prave stvari, na pravi način. V marsikaterem podjetju so si po letih šprinta lahko privoščili vdih in razmislek. Ustavitev dela »kot po navadi« je ponudila možnost za strateški razmislek in spremembe, ki so bile potrebne že dalj časa. Lean miselnost in agilnost sta našli čas in prostor in številne organizacije so poenostavile nekatere procese, posekale balast in se osredotočile na prioritete. Podobno pa so tudi nekateri timi na novo definirali svoj namen, sprejeli nove dogovore o sodelovanju in se na novo sestavili v še močnejše in boljše. Bomo videli, kateri timi bodo iz te krize izšli kot zmagovalci.

Timsko delo pokaže svojo pravo vrednost ravno v kriznih časih, ko potrebujemo drug drugega, ko potrebujemo inovativnost in nove rešitve. Ste danes naredili dovolj za veš tim?