Vodenje tima na daljavo

Pred nekaj več kot desetimi leti je postalo delo od doma nov poslovni trend. Pionirska podjetja na področju dela z ljudmi so ga pograbila z obema rokama. Podjetje IBM je, na primer, leta 2009 za skoraj 2 milijardi dolarjev prodalo veliko svojih pisaren po svetu in približno 40% od svojih 386.000 zaposlenih poslalo na delo od doma. V tistem trenutku je to izgledalo kot zelo dobra poslovna odločitev. Kmalu pa se je pokazalo, da temu ni tako. Pričakovanja se niso uresničila in učinkovitost celotne organizacije se je močno znižala. Zato so že v začetku 2017 preklicali svoje odločitve o politiki dela od doma, ponovno vzpostavili pisarne in zaposlene pripeljali nazaj v “tradicionalno” delovno okolje. Podobno se je dogajalo tudi veliko drugim podjetjem po celem svetu.

V iskanju razloga, zakaj se je to zgodilo, so si strokovnjaki enotni pri eni stvari – delo od doma je dvignilo produktivnost večine posameznikov, hkrati pa zmanjšalo produktivnost ekip. Izginjati je začela sinergija med ljudmi, ki je imela največji vpliv na učinkovitost celotne organizacije. Potrdili so, da sodelovalnih odnosov nič ne gradi tako, kot fizična prisotnost ljudi.

Danes smo priča podobni situaciji, le da delo od doma ni privilegij ali naša odločitev, pač pa smo v to prisiljeni. Še več – managerji in timi v korporacijah, ki so pred leti uvedle delo od doma so bili pripravljeni in postopoma šolani za vodenje timov na daljavo. Trenutno pa smo se znašli v situaciji, ko večina vodij ni niti približno kos nalogi, kako delati z ekipami, ki ne sedijo z njimi v pisarnah. Ob nepravilnem vodenju timov na daljavo se odnosi počasi ohlajajo, vodje izgubljajo kontrolo, predanost pada, zaposleni so zmedeni in kljub želji ne dosegajo učinkovitosti, ki so jo imeli v pisarni. In to je samo na kratek rok. Na dolgi rok praviloma pride do padca zaupanja kot temelja za timsko delo, posledično pa pade povezanost in sinergija med ljudmi.

Delo od doma seveda ima svoje prednosti. Na področju vodenja to pomeni nižje stroške podjetja in v veliko primerih tudi višjo osebno produktivnost zaposlenih. Na nivoju posameznika to pomeni večjo fleksibilnost v načinu razporejanja delovnega časa in energije ter prilagajanje osebnih obveznosti s službenimi. Delati doma pa ima tudi več slabosti. Na nivoju vodenja vodje izgubijo nadzor nad delom svojih sodelavcev, na nivoju posameznikov pa le-ti izgubijo svojo skupnost. In prav ta zadnji segment je velika past, v katero se lahko ujamejo timi. Na prvo žogo ne izgleda tako, ko pa delamo od doma dlje časa, pa se pokaže, kako pomembno področje je to. Ko izgubimo jutranje kave, skupne malice, druženje po hodnikih, praznovanje uspehov…, izgubimo tisto najpomembnejše, kar ljudi združuje in povezuje. V prvih tednih dela od doma urejanje tega področja ne izgleda nujno. Je pa pomembno in posledice zanemarjanja socialnih stikov se pokažejo šele na dolgi rok. Ljudje smo socialna bitja in povezanost potrebujemo.

Da se vodje ne bi ujeli v past razpada povezanosti tima, iz katere se je preko videokonferenc težko rešiti, vam spodaj predstavljamo pet področij, na katera moramo biti pozorni in nekaj rešitev, ki vam pri tem lahko pomagajo:

1. Vzdrževanje skupne identitete

Delo od doma zmanjšuje občutek skupne identitete, kar vpliva na poslabšanje sodelovanja med člani tima. Občutek mi proti ostalim, zmanjšana kolektivna inteligenca in povečano število prikritih konfliktov ter manj uspešno iskanje skupnih rešitev, ki bi jih podprla večina, je le del posledic zmanjšanja skupne identitete.

Rešitev za virtualne time #1: Še večji poudarek je potrebno dati skupnemu namenu obstoja tima. Če ga še niste, jasno zapišite namen obstoja vašega tima. Kakšen vpliv oz. posledice ima vaše delo na vaše (notranje / zunanje) stranke.

Rešitev za virtualne time #2: Eno najpomembnejših orodij za formiranje timov tako na daljavo kot tudi sicer je cilj. Poskrbite, da ima tim jasen skupen cilj, ki je izzivalen in pomemben. Skupen cilj ponavljajte na vsakem sestanku in posamezne naloge povežite v skupno sliko. Vsak mora razumeti, kako s svojo vlogo doprinese k temu cilju in kako bodo to storili drugi.

2. Nižanje zavedanja o znanju drugih

Pri delu na daljavo se praviloma zmanjša zavedanje o znanju in kompetencah o drugih in drugih o vas. Razumevanje ne samo kaj delamo, ampak tudi kako in zakaj to delamo je eden ključnih gonilcev koordinacije in sodelovanja. Več kot imamo tega znanja, manj je šumov v komunikaciji in izgube časa z usklajevanjem okoli malenkosti.

Rešitev za virtualne time #3: Izkoristite timske sestanke za izpostavljanje dobrih praks (kako) in ozaveščanja širšega pogleda (zakaj). Povežite posameznike, če mislite, da morajo na nalogi sodelovati. Izberite naloge in projekte, ki jih dodelite 2 ali 3 članom tima, čeprav bi jih verjetno lahko rešil samo en član tima.

3. Vzdrževanje človeškega stika

V virtualnih timih lahko pride do dehumanizacije. Prepogosto pozabimo, da so na drugi strani ljudje kot mi, s svojimi osebnostnimi značilnostmi in posebnostmi, ki jih moramo upoštevati, če želimo uspešno sodelovati.

Rešitev za virtualne time #4: V domači pisarni imate sliko članov vašega tima. Raziskave so pokazale, da so timi, ki so imeli ves čas pred očmi sliko njihovih članov bistveno hitreje in bolj pogosto razreševali konflikte.

Rešitev za virtualne time #5: Načrtna gradnja zaupanja na osebnem nivoju je pomembna za vsak tim, z delom na daljavo pa dobi izreden pomen. Timi lahko dobro sodelujejo le, če imajo dovolj visoko stopnjo zaupanja med člani tima. Zaupanje pa se oblikuje preko velikega dela človeških stikov, pogosto na neformalnih srečanjih. To moramo načrtno vpeljati v virtualne time z vodenimi spoznavnimi aktivnostmi, rednim sproščenim sestankom za osebne novice (s kavo, čajem), načrtnim neformalnim pogovorom v dvoje (virtualne kavice).  Razmislite tudi o drugih možnih običajih (npr. praznovanje rojstnih dni, deljenje kuharskih receptov za vikend, interna tekmovanja v številu korakov,…) ali o teambuilding programih na daljavo, vodenih s strani za to usposobljenih agencij…

4. Spremenjeni kanali za komunikacijo

Pri prehodu iz običajnega v virtualni tim se spremenijo tudi kanali preko katerih komuniciramo. To vnese zmedo v tim, predvsem pa obstajajo velike razlike med posamezniki. Nekateri se hitro navadijo, drugi pa imajo ogromno tehničnih težav in se le s težavo privajajo na spremembo dela. To pa vnaša veliko slabe volje in predvsem izgube učinkovitosti.

Rešitev za virtualne time #6: Skrbno premislite, katere komunikacijske kanale potrebujete. Vzemite si čas in se s člani tima pogovorite o namenu posameznega kanala. V kolikor gre za spremembo, je pomembo, da jo uvajate postopoma in pazite, da se vsi znajdejo v novem okolju. Določitev mojstrov novih kanalov, ki so zadolženi za pomoč ostalim je pogosto dobra in timska rešitev.

5. Hitra in konstruktivna povratna informacija

V pisarni je pogosto povratna informacija takojšnja. V timih na daljavo pa se lahko ta čas zelo podaljša ali pa se celo izgubi. Poleg povratne informacije o delu pa je pomembna tudi povratna informacija o počutju. Le-to je potrebno zavestno pridobivati, saj pri delu na daljavo izgubimo neverbalno komunikacijo in prestreganje čenč na hodnikih, ki nam dajo možnost, da reagiramo še preden pride do velikega izziva.

Rešitev za virtualne time #7: Sestanki 1 na 1 so ključni za pridobivanje občutka o počutju članov tima in podajanje konstruktivne povratne informacije s ciljem razvijanja posameznikov, predvsem z vidika opolnomočenja in sprejemanja pravih odločitev.

Dani Polajnar, direktor, TBA in dr. Luka Jan, Programski direktor, TBA